Überstundenverwaltung (TimeMoto Cloud Plus)

Mit der Überstundenverwaltung können Sie die Überstunden Ihrer Benutzer verwalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die verschiedenen Funktionen der Überstundenverwaltung.

Wie definiert TimeMoto Cloud Überstunden?

TimeMoto Cloud wertet als Überstunden alle Stunden, die mehr gearbeitet wurden als im Dienstplan vorgegeben. Dazu ist es unbedingt notwendig, dass zum gegebenen Zeitpunkt (ab dem die Überstunden berechnet werden sollen) ein Dienstplan aktiv ist! Sollte ein Dienstplan nicht (oder noch nicht) aktiv sein, werden keine Überstunden berechnet.

Überstundenverwaltung aktivieren

Sie können die Überstundenverwaltung unter [Einstellungen] > [Allgemein] in Ihrem TimeMoto Cloud-Konto aktivieren. Setzen Sie dort einen Haken im Kästchen bei “Überstundenverwaltung”. Ein Pop-Up zeigt dann an, dass es einige Minuten dauern kann bis die Überstunden berechnet wurden. Klicken Sie auf “Aktivieren” um die Überstundenverwaltung zu aktivieren.

Wählen Sie ein Anfangsdatum ab dem die Überstunden berechnet werden sollen. Klicken Sie dann auf “Speichern” um die Einstellungen zu speichern. Die TimeMoto Cloud wird nun die Überstunden für Ihre Benutzer berechnen. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Bis die Berechnung vorbei ist, wird Ihnen der Überstundenbericht noch nicht angezeigt. 

Überstunden einsehen

Sie können die Überstunden Ihrer Benutzer unter [Berichte] > [Überstunden] einsehen. An der linken Seite können Sie bestimmen über welchen Zeitraum und für welche Benutzer Sie die Überstunden einsehen möchten. Sie können dort auch auf Standort und Abteilung filtern.

• Unter der Spalte “Ausgewählter Zeitraum” sehen Sie die Überstunden die innerhalb des unter dem Filter “Zeitraum” eingestellten Zeitraums gesammelt wurden.
• Die Spalte “Gesammelt” zeigt Ihnen die gesamte Anzahl der Überstunden an, die seit dem unter [Einstellungen] > [Allgemein] angegebenen Startdatum der Überstundenberechnung gesammelt wurden. Dieser Wert wird zu Anfang jedes Jahres zurückgesetzt.
• Die Spalte “Angepasst” zeigt Ihnen die Summe aller Überstunden die abgezogen oder gutgeschrieben wurden.
• Die Spalte “Urlaub” zeigt, wie viele Überstunden in Urlaubszeit konvertiert wurden.
• In der Spalte “Ausgezahlt” sehen Sie die Anzahl der Überstunden die in ausgezahlte Zeit konvertiert wurden. 

Überstunden verwalten

Um die Überstunden Ihrer Benutzer zu verwalten, klicken Sie auf den “Bearbeiten”-Knopf auf der rechten Seite.

Nachdem Sie auf den “Bearbeiten”-Knopf geklickt haben, öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Überstunden des Benutzers verwalten können.

Unter “Datum” können Sie ein Datum auswählen, an dem die Überstundenänderung stattfinden soll. Das Überstundensaldo wird zu dem Datum angepasst, und Sie können die Änderung am entsprechenden Datum im Arbeitszeitbericht des Benutzers einsehen. 

Beim “Konvertierungsmodus” können Sie die Art der Überstundenanpassung auswählen. Es gibt vier unterschiedliche Konvertierungsmodi:

• Konvertieren: konvertiert Überstunden in Urlaubszeit
• Auszahlen: entfernt ausgezahlte Überstunden vom Überstundensaldo
• Gutschreiben: fügt Überstunden an das Überstundensaldo hinzu
• Löschen: entfernt Überstunden vom Überstundensaldo

Wenn Sie einen Konvertierungsmodus auswählen, erscheint unter “Bemerkung” auch eine kurze Beschreibung. Sie können diese Beschreibung anpassen. Die Beschreibung erscheint im Arbeitszeitbericht des Benutzers.

Zu gutter letzt können Sie die Anzahl der Überstunden, die Sie konvertieren möchten unter “Anzahl” eintragen. Das Überstundensaldo des Benutzers wird dann mit dieser Anzahl Überstunden angepasst.

Klicken Sie auf “Nächste” um fortzufahren. Es wird Ihnen nun eine Zusammenfassung Ihrer Änderung angezeigt, in der Sie auch noch auf “Zurück” klicken können um Anpassungen zu machen. Wenn Sie die Änderung bestätigen möchten, klicken Sie auf “Speichern”.

Sie können alle Überstundenanpassungen eines Benutzers in dessen Arbeitszeitbericht unter [Berichte] > [Arbeitszeitbericht] einsehen. In der Spalte “Überstundenanpassungen” wird die Summe aller Überstundenanpassungen angezeigt. Wenn Sie auf einen Tag klicken, sehen Sie auch alle Überstundenanpassungen, inklusive der Bemerkung die bei der Anpassung eingetragen wurde.

Wenn Sie den Arbeitszeitbericht als PDF exportieren, werden Ihnen alle Überstundenanpassungen unten im PDF-Bericht angezeigt. Sie sehen dort an welchem Datum die Änderung gemacht wurde, wie viele Stunden angepasst wurden, den Konvertierungstyp, und welcher Manager / Supervisor die Änderung durchgeführt hat.