Wiederkehrende Regeln in der Planung (TimeMoto Cloud Plus)

Im Abschnitt Planung ist es möglich, bestimmte Dienstpläne, Arbeitszeiten bzw. Abwesenheiten zu wiederholen, ohne sie täglich manuell einzugeben. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie das TimeMoto Cloud Plus verwenden.

Im Abschnitt Planung können Sie den Benutzer sowie den Zeitbereich wählen und mit der Planung beginnen. Standardmäßig öffnet der Abschnitt Planung den aktuellen Monat, die aktuelle Woche oder den aktuellen Tag, abhängig von den Präferenzen Ihres letzten Besuchs.

Durch Doppelklicken auf den ersten Tag, an dem eine Schicht oder Abwesenheit beginnt, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie einen vordefinierten Dienstplan, eine vordefinierte Arbeitszeit oder Abwesenheit auswählen können.

Erläuterung der verschiedenen Optionen:

Beim Hinzufügen einer neuen Planung haben Sie die Möglichkeit, zwischen 3 Optionen zu wählen.

Die erste Registerkarte auf der linken Seite ist der Abschnitt Dienstplan. Alle Dienstpläne, die Sie zuvor erstellt haben, sind sichtbar. Wenn Sie einen neuen Dienstplan erstellen möchten, wählen Sie bitte zu [Planner] > [Dienstpläne]. Wenn Sie Hilfe benötigen, lesen Sie bitte unseren Artikel, in dem wir erklären, wie man einen neuen Dienstplan einrichtet.

Mit der mittleren Optionen können Sie Arbeitszeit durch die Eingabe einer Start- und Endzeit eintragen. Bitte beachten Sie, dass es über diese Option nicht möglich ist, Pausen zu berücksichtigen. Sie können nur die spezifische Anzahl der Stunden festlegen, die ein Mitarbeiter zu arbeiten hat. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das Datum richtig eingeben.

Wenn Sie zum Beispiel den Wert 02.07.2018 8:00 Uhr bis 06.07.2018 17:30 Uhr eingeben, wird die Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter mit 105,5 Stunden in dieser Woche geplant.

Es wird empfohlen, Stunden für einen kürzeren Zeitraum hinzuzufügen, damit nicht ein Dienstplan für jeden Mitarbeiter notwendig wird.

Mit der rechten Option können Sie Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern planen. Sie können sowohl bezahlte, als auch unbezahlte Abwesenheitszeiten und Urlaubszeiten (Jahresurlaub) hinzufügen. Wenn einem Benutzer bereits ein Dienstplan zugeordnet ist, wird TimeMoto automatisch die Anzahl der Stunden vom Arbeitszeitplan als Abwesenheit berechnen. Dies kann, falls erforderlich, manuell geändert werden.

Wiederholungsregel:

Da wir jetzt die Grundlagen des Abschnitts Planung kennen, können wir mit der Eingabe einiger Planungsdaten für Ihre Mitarbeiter beginnen.

Verwendung eines Dienstplans

Für dieses Beispiel werden wir eine Früh- und Nachtschicht für einen Mitarbeiter planen, die alle 2 Wochen wechselt. In der ersten Woche arbeitet der Mitarbeiter in der Frühschicht. In der zweiten Woche arbeitet der Mitarbeiter in der Nachtschicht. In diesem Beispiel wurden die Dienstpläne bereits erstellt.

Wählen Sie die Option [Dienstplan], und wählen Sie die Nachtschicht aus. Ändern Sie „Wiederkehrend“ auf „Wöchentlich.“

Es sind nun weitere Optionen verfügbar.

Die Option „Repeat every“ ermöglicht Ihnen festzulegen, wie der Dienstplan  wiederholt werden soll. Wenn zum Beispiel diese Option auf 1 gesetzt ist, wiederholt sich der Arbeitszeitplan jede Woche. Wenn sie auf 2 gesetzt ist, alle 2 Wochen usw.

Die Option „Repeat on“ ermöglicht es Ihnen festzulegen, an welchen Tagen der Dienstplan gelten soll. Sie können beispielsweise festlegen, dass der Dienstplan von Montag bis Freitag gültig ist.

Die Option „End“ ermöglicht es Ihnen, das Ablaufdatum des Arbeitszeitplans festzulegen. Sie können zwischen 3 Optionen wählen. Sie können den Dienstplan so einstellen, dass dieser sich X mal wiederholt, oder bis zu einem gewissen Datum läuft. Bitte beachten Sie, wenn Sie die diese Wiederholungsoption verwenden, dass jeder Eintrag für einen Tag als Wiederholung und nicht als Woche behandelt wird.

Wenn Sie nun auf Speichern klicken, sehen Sie dass diese Schicht alle zwei Wochen eingeplant wurde.

Wiederholen Sie den gleichen Vorgang für die erste Woche mit der Frühschicht. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie die sich abwechselnden Wochen in der Planung für den Mitarbeiter.

Abwesenheiten verwenden

Es gelten die gleichen Regeln zur Planung von Abwesenheiten wie bei der Planung von Dienstplänen. Es muss ein leerer Bereich in der Planung des Mitarbeiters ausgewählt werden, bevor Sie eine Abwesenheitszeit hinzufügen können. Wenn an diesem Tag bereits ein Dienstplan geplant ist, können Sie diesen doppelklicken und mit den Abwesenheitsdaten überschreiben.

Durch Doppelklicken eines Dienstplan, den Sie im Abschnitt Planung eingegeben haben, gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Durch Doppelklicken auf den im Benutzerbereich gespeicherten Dienstplans werden standardmäßig die Stunden des Dienstplans als Abwesenheitsstunden genommen, die dann über dem Dienstplan hinzugefügt werden.

Nach Eingabe aller Details zur Abwesenheit können Sie speichern.