Dienstplanänderung im laufenden Jahr (TimeMoto PC Plus Software)

Wenn Sie einen festen Dienstplan im laufenden Jahr ändern, wird diese Änderung auch rückwirkend stattfinden. Um einen Dienstplan im laufenden Jahr zu ändern, ohne dass dieser sich rückwirkend ändert, können Sie in der TimeMoto PC Plus Software eine Kombination aus festen Dienstplan und der Planungsfunktion verwenden.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie so eine reibungslose Dienstplanänderung im laufenden Jahr darstellen können.

Wichtig: eine Dienstplanänderung im laufenden Jahr ist nur möglich wenn der Mitarbeiter einen Dienstplan hat mit einer HInein und Hinauszeit. Mit flexibelen Dienstplänen (z.B. 40 Stunden pro Woche) ist dies nicht möglich. 

Vorbereitungen

Bevor wir mit der Dienstplanänderung anfangen, raten wir Ihnen zu einigen Vorbereitungen. 

Vor einer Dienstplanänderung im laufenden Jahr raten wir Ihnen das Jahr in der Software abzuschliessen. Wie sie genau das Jahr abschliessen, wird Ihnen im folgenden Artikel erklärt:


Damit wir die Änderungen durchführen können, müssen wir einige zusätzliche Projekte in der Software anlegen. Wie Sie genau neue Projekte erstellen, wird im folgenden Artikel erklärt:


Um die Dienstplanänderung durchzuführen, müssen folgende Projekte erstellt werden:

  • Ein Projekt namens “Feier-P”. Dieses Projekt verwendet den Typ “Krank” (nicht notwendig ab TimeMoto PC Software Version 1.2.9).
  • Ein Projekt namens “U-Plan”. Dieses Projekt verwendet den Typ “Geplante Urlaubszeit”. Eventuell ist dieses Projekt bereits in Ihrer Software vorhanden (nicht notwendig ab TimeMoto PC Software Version 1.2.9). 
  • Ein Projekt namens “Entplan”. Dieses Projekt verwendet den Typ “Entplante Arbeitszeit”. Eventuell ist dieses Projekt bereits in Ihrer Software vorhanden.

Diese Projekte müssen nicht für jede Dienstplanänderung neu angelegt werden. Wenn Sie in der Vergangenheit schon Dienstplänänderungen im laufenden Jahr durchgeführt haben, ist es möglich dass Sie diese Projekte bereits haben. 

Schritte zur Dienstpländerung im laufenden Jahr

Wir werden folgende Schritte zur Dienstplanänderung im laufenden Jahr ausführen:

  1. Den neuen festen Dienstplan für den Mitarbeiter erstellen und zuweisen
  2. Den alten Dienstplan in der Planung erstellen
  3. Den neuen Dienstplan in der Planung entplanen, und den alten Dienstplan in der Vergangenheit einplanen
  4. Optional: Feiertage im entplanten Zeitraum anpassen
  5. Optional: Urlaubstage im entplanten Zeitraum anpassen

1. Neuen Dienstplan erstellen


Zuerst erstellen wir den neuen festen Dienstplan unter [Bearbeiten] > [Dienstplan]. Wie Sie genau Dienstpläne erstellen, wird im folgenden Artikel erklärt:


Nachdem Sie den neuen Dienstplan erstellt haben, können Sie diesen dem entsprechenden Benutzer unter [Bearbeiten] > [Benutzer] zuweisen. Wählen Sie hierzu den Benutzer, und klicken Sie auf “Bearbeiten”. Wählen Sie dann unter dem Reiter “Systemdaten” unter “Dienstplan” den neuen Dienstplan. Speichern Sie die Änderungen.

Der neue Dienstplan wird nun auch rückwirkend bis Anfang des aktuellen Kalenderjahres angewendet. Wenn dies so sein soll, sind Sie nun fertig mit der Dienstplanänderung im laufenden Jahr. Wenn jedoch rückwirkend noch der alte Dienstplan gelten soll, folgen Sie bitte den weiteren Anweisungen in diesem Artikel.

2. Alten Dienstplan in der Planung erstellen


Damit wir den alten Dienstplan einplanen können, müssen wir diesen unter [Bearbeiten] > [Planung] als flexible Planung erstellen. Wie Sie genau Dienstpläne zur flexiblen Planung erstellen, wird im folgenden Artikel erklärt:


3. Zeitraum entplanen


Bevor wir den alten Dienstplan in der Vergangenheit einplanen, müssen wir erst den entsprechenden Zeitraum entplanen. Durch eine Entplanung wird der neue Dienstplan in dem Zeitraum ignoriert, und können nun den alten Dienstplan einplanen.

Wählen Sie unter [Bearbeiten] > [Planung] rechtsoben die “Rasteransicht”. Passen Sie die Filter links oben so an, dass Sie mindestens den Zeitraum sehen den Sie entplanen möchten. Rechts klicken Sie dann auf den ersten Tag dieses Zeitraums, und wählen Sie “Neu hinzufügen”.

"Neu hinzufügen" in der Planung


Im Fenster, das nun erscheint, geben Sie unter “Enddatum” das Datum an bis zu dem Sie entplanen möchten. Wählen Sie dann unter “Projekte” das Projekt “Entplan”. Bestätigen Sie die Entplanung mit einem Klick auf “OK”.

Entplanung einplanen


Beispiel: Sie möchten den alten Dienstplan vom 1.1.2019 bis zum 30.6.2019 noch gelten lassen. In der Planung rechts klicken Sie dann den 1.1.2019 und wählen “Neu hinzufügen”. Als Enddatum geben Sie den 30.6.2019 ein und wählen Sie das Projekt “Entplan”. Nachdem Sie auf “OK” geklickt haben, wird der Zeitraum vom 1.1.2019 bis zum 30.6.2019 entplant.

4. Alten Dienstplan einplanen


Wir werden nun den alten Dienstplan über den entplanten Zeitraum planen. Markieren Sie mit gedrückter Maustaste den vorher entplanten Zeitraum.

Planungszeitraum auswählen


Ziehen Sie danach per Drag-and-Drop den alten Dienstplan in die Planung. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie mit “OK” die Einplanung bestätigen können. Der alte Dienstplan ist nun eingeplant.

Dienstplan der Drag-and-Drop einplanen


Wenn Sie mehr wissen möchten über das einplanen von flexiblen Dienstplänen in der Planung, finden Sie im folgenden Artikel mehr Informationen:


Wenn für den Benutzer im entplanten Zeitraum keine Feier- oder Urlaubstage hinterlegt sind, sind Sie jetzt fertig mit der Dienstplanänderung im laufenden Jahr! 

Sollten doch Feier- oder Urlaubstage im entplanten Zeitraum vorhanden sein, erklären wir Ihnen in den nächsten Schritten wie Sie auch diese korrekt hinterlegen.

5. Feiertage anpassen


Wichtig: der folgende Schritt ist ab TimeMoto PC Software Version 1.2.9 nicht notwendig. 

Wenn im entplanten Zeitraum Feiertage sind, müssen wir diese noch entsprechend einplanen. Hierzu verwenden wird den alten Dienstplan, den wir in der Planung erstellt haben, und das in unseren Vorbereitungen erstellte Projekt “Feier-P”.

Unter [Bearbeiten] > [Planung], ziehen Sie per Drag-and-Drop den alten Dienstplan auf den Feiertag. Es erscheint nun ein neues Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster oben unter "Abwesenheit" unter “Projekt” das Projekt “Feier-P”. Bestätigen Sie mit einem Klick auf “OK”.

Feiertag einplanen


Der Feiertag wird nun auch in den Berichten korrekt angezeigt.

6. Urlaubstage anpassen


Wichtig: der folgende Schritt ist ab TimeMoto PC Software Version 1.2.9 nicht notwendig. 

Wenn der Benutzer im entplanten Zeitraum Urlaubstage geplant hat, müssen diese auch in der Planung anders eingetragen werden.

Rechts klicken Sie unter [Bearbeiten] > [Planung] den Tag, an dem bereits Urlaub und der alte Dienstplan eingetragen wurde. Es erscheint ein Menü. Wählen Sie in dem Menü eine Option, die mit “Bearbeiten” anfängt und bei der am Ende zwischen Klammern “Arbeitszeit” steht. Es erscheint ein neues Fenster.

Die "Bearbeiten"-Option


Wählen Sie unter “Anwesenheit” im Dropdown-Menü “Projekt” das Projekt “U-Plan”. Bestätigen Sie die Änderung indem Sie auf “OK” klicken. Wiederholen Sie diese Schritte für alle “Bearbeiten”-Einträge, bei denen zwischen Klammern “Arbeitszeit” steht.

"Feier-P" unter "Anwesenheit"


Wiederholen Sie diesen gesamten Vorgang für alle Urlaubstage. Urlaube werden nun auch nach einer Dienstplanänderung korrekt berechnet. 

 

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