Dienstpläne sind dazu da, die geregelte Arbeitszeit von Mitarbeitern zu definieren. Meistens legt man einen Dienstplan einmal an und fügt ihn zu einem Benutzer hinzu, wo er dann dauerhaft gilt. Doch was passiert, wenn die geregelte Arbeitszeit sich im Laufe des Jahres ändert? Hier erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt den Dienstplan eines Benutzers ändern können.
Wenn Sie einem Benutzer einen neuen Dienstplan zuordnen, wird dies sich auch rückwirkend auf die Planung des Mitarbeiters auswirken. Um einen Dienstplan im laufenden Jahr zu ändern, ohne dass dieser sich rückwirkend ändert, können Sie in der TimeMoto PC Plus Software eine Kombination aus festen Dienstplan und der Planungsfunktion verwenden.
Vorbereitungen
Welche Art Dienstplan wird gebraucht?
Falls Sie einen Dienstplan mit einer festgelegten Stundenzahl pro Tag/Woche/Monat verwenden, ist es am besten, wenn Sie einen neuen Benutzer mit dem neuen Dienstplan anlegen und sein Eintrittsdatum auf das Datum legen, ab dem der neue Dienstplan des Mitarbeiters gelten soll. (Vergessen Sie bitte nicht, dass sich der Mitarbeiter zum Datum der Dienstplanänderung auch auf die neue Benutzer-ID identifizieren muss.)
Die unten aufgeführte Anleitung gilt nur für Dienstpläne mit einer festen Start- und Endzeit.
Sicherungskopie erstellen
Um etwaige Fehler wieder rückgängig machen zu können, lohnt es sich, vorher ein Back-up von ihrem System zu machen. Sie können dieses in der Software unter [Datei] > [Präferenzen] > [Sicherungskopie] erstellen.
Jahr abschließen
Vor einer Dienstplanänderung im laufenden Jahr raten wir Ihnen sicherzugehen, dass das Vorjahr in der Software abgeschlossen ist. Wie sie genau das Jahr abschließen, wird Ihnen im folgenden Artikel erklärt:
- Jahr abschließen
Projekt "Entplan"
Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projekt haben, das geplante Arbeitszeit entplant. Dieses Projekt verwendet den Typ “Keine geplante Arbeitszeit”. Eventuell ist dieses Projekt bereits in Ihrer Software vorhanden. Wie Sie Projekte bearbeiten, können Sie hier nachlesen:
- Projekte
Schritte zur Dienstpländerung im laufenden Jahr
Wir werden folgende Schritte zur Dienstplanänderung im laufenden Jahr ausführen:
- Den neuen festen Dienstplan für den Mitarbeiter erstellen und zuweisen
- Den alten Dienstplan in der Planung erstellen
- Den neuen Dienstplan in der Planung entplanen
- Den alten Dienstplan in der Vergangenheit einplanen
1. Neuen Dienstplan erstellen
Zuerst erstellen wir den neuen festen Dienstplan unter [Bearbeiten] > [Dienstplan]. Wie Sie genau Dienstpläne erstellen, wird im folgenden Artikel erklärt:
- Dienstpläne
Nachdem Sie den neuen Dienstplan erstellt haben, können Sie diesen dem entsprechenden Benutzer unter [Bearbeiten] > [Benutzer] zuweisen. Wählen Sie hierzu den Benutzer, und klicken Sie auf “Bearbeiten”. Wählen Sie dann unter dem Reiter “Systemdaten” unter “Dienstplan” den neuen Dienstplan. Speichern Sie die Änderungen.
Der neue Dienstplan wird nun auch rückwirkend bis Anfang des aktuellen Kalenderjahres angewendet. Wenn dies so sein soll, sind Sie nun fertig mit der Dienstplanänderung im laufenden Jahr. Wenn jedoch rückwirkend noch der alte Dienstplan gelten soll, folgen Sie bitte den weiteren Anweisungen in diesem Artikel.
2. Alten Dienstplan in der Planung erstellen
Damit wir den alten Dienstplan einplanen können, müssen wir diesen unter [Bearbeiten] > [Planung] als flexible Planung erstellen. Wie Sie genau Dienstpläne zur flexiblen Planung erstellen, wird im folgenden Artikel erklärt:
- Flexible Dienstpläne in der Planung verwenden
3. Zeitraum entplanen
Bevor wir den alten Dienstplan in der Vergangenheit einplanen, müssen wir erst den entsprechenden Zeitraum entplanen. Durch eine Entplanung wird der neue Dienstplan in dem Zeitraum ignoriert, und können nun den alten Dienstplan einplanen.
Wählen Sie unter [Bearbeiten] > [Planung] rechts oben die “Rasteransicht”. Passen Sie die Filter links oben so an, dass Sie mindestens den Zeitraum sehen den Sie entplanen möchten. Rechts klicken Sie dann auf den ersten Tag dieses Zeitraums, und wählen Sie “Neu hinzufügen”.
Im Fenster, das nun erscheint, geben Sie unter “Enddatum” das Datum an bis zu dem Sie entplanen möchten. Wählen Sie dann unter “Projekte” das Projekt “Entplan”. Bestätigen Sie die Entplanung mit einem Klick auf “OK”.
Beispiel
Sie möchten den alten Dienstplan vom 1.1.2019 bis zum 30.6.2019 noch gelten lassen. In der Planung rechts klicken Sie dann den 1.1.2019 und wählen “Neu hinzufügen”. Als Enddatum geben Sie den 30.6.2019 ein und wählen Sie das Projekt “Entplan”. Nachdem Sie auf “OK” geklickt haben, wird der Zeitraum vom 1.1.2019 bis zum 30.6.2019 entplant.
4. Alten Dienstplan einplanen
Wir werden nun den alten Dienstplan über den entplanten Zeitraum planen. Markieren Sie mit gedrückter Maustaste den vorher entplanten Zeitraum.
Ziehen Sie danach per Drag-and-Drop den alten Dienstplan in die Planung. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie mit “OK” die Einplanung bestätigen können. Der alte Dienstplan ist nun eingeplant.
Wenn Sie mehr wissen möchten über das einplanen von flexiblen Dienstplänen in der Planung, finden Sie im folgenden Artikel mehr Informationen:
- Flexible Dienstpläne in der Planung verwenden
Fertig! Sie haben erfolgreich einen Dienstplan im laufenden Jahr geändert.
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