Een werkrooster tijdelijk wijzigen (TimeMoto PC Plus)

Het kan voorkomen dat een werkrooster gedurende het jaar tijdelijk moet worden aangepast, bijvoorbeeld door seizoensgebonden schommelingen in de werkdruk, afgesproken werktijdverkorting of andere bijzondere omstandigheden. Als u een werkrooster echter eenvoudig vervangt, heeft dit invloed op het hele jaar (ook met terugwerkende kracht).

In dit artikel leggen we uit onder welke voorwaarden u een werkrooster tijdelijk kunt wijzigen en hoe u dit stap voor stap kunt doen.

Vereisten

Om een werkrooster tijdelijk te kunnen wijzigen, moeten zowel het oude als het nieuwe werkrooster vaste begin- en eindtijden hebben. Gebruikt u een flexibeler werkrooster, dan raden wij aan dit om te zetten naar een rooster met "virtuele" begin- en eindtijden die overeenkomen met het aantal werkuren.

Bij een werkweek van bijvoorbeeld 40 uur (5 werkdagen) kunt u een gemiddelde dagelijkse werktijd van 8 uur vastleggen met behulp van een begin- en eindtijd.

Het feit dat de daadwerkelijke werktijden in de praktijk kunnen afwijken, vormt geen probleem. Eventuele afwijkingen in de rapporten worden later automatisch verrekend in het saldo.

Stappen om een werkrooster tijdelijk te wijzigen

Let op: Het is zeer belangrijk dat u onderstaande stappen in de juiste volgorde uitvoert. Zo voorkomt u fouten. Wilt u extra zekerheid, maak dan vooraf een back-up van uw gegevens. Mocht u later een fout ontdekken, dan kunt u de gegevens terugzetten naar de eerdere situatie.

Stap 1 – Project "De-plan"

Controleer eerst of u onder [Bewerken] > [Project] een project "De-plan" hebt aangemaakt. De naam en beschrijving kunt u zelf kiezen. Het is belangrijk dat u als Projecttype kiest voor "Geen geplande werktijd".

Tip: Wilt u nog eens nalezen hoe u projecten aanmaakt? Raadpleeg dan het volgende artikel in het Support Center:

Projecten (TimeMoto PC Plus Software)

Stap 2 – Een tijdelijk werkrooster aanmaken in de Planning

Vervolgens voegen we een tijdelijk werkrooster toe aan de Planning van TimeMoto PC Plus. Maak dit aan als flexibel werkrooster onder [Bewerken] > [Planning].

Hiervoor hebt u het roosteroverzicht aan de zijkant nodig. Is dit niet zichtbaar, klik dan op de knop "Werkrooster" om het weer te tonen.

Klik vervolgens op het pluspictogram in het roosteroverzicht en maak het tijdelijke werkrooster aan met de gewenste begin- en eindtijden.

Tip: Wilt u nog eens nalezen hoe u werkroosters in de Planning aanmaakt? Raadpleeg dan het volgende artikel:

De Planning gebruiken voor flexibele werkroosters (TimeMoto PC Plus Software)

Stap 3 – De gewijzigde periode de-plannen

Voordat we het tijdelijke werkrooster kunnen plannen, moeten we eerst de betreffende periode de-plannen, zodat het reguliere werkrooster in die periode niet langer van toepassing is. Door een periode te de-plannen, wordt het reguliere werkrooster genegeerd en kunt u vervolgens het tijdelijke werkrooster plannen.

Ga naar [Bewerken] > [Planning] en selecteer rechtsboven "Rasterweergave". Pas de filters linksboven aan zodat u ten minste de periode ziet die u wilt de-plannen.

Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de eerste dag van deze periode en kies "Nieuw toevoegen".

Er verschijnt een venster waarin u de begin- en einddatum kunt opgeven en het project "De-plan" kunt selecteren als nieuwe registratie. De geselecteerde periode wordt vervolgens gede-pland.

Voorbeeld

U wilt van 8 juni tot en met 26 juni deeltijdwerk invoeren voor alle werkdagen.

Klik in de Planning met de rechtermuisknop op 8 juni 2020 en kies "Nieuw toevoegen".

Voer als einddatum 26 juni 2020 in en selecteer het project "De-plan".

Nadat u op "OK" hebt geklikt, is de periode van 8 juni t/m 26 juni 2020 gede-pland.

Stap 4 – Het tijdelijke werkrooster plannen

Nu kunnen we het tijdelijke werkrooster inplannen.

Houd de linkermuisknop ingedrukt en selecteer de eerder gede-plande periode.

Sleep vervolgens het nieuwe werkrooster naar de Planning (drag-and-drop). Er verschijnt een venster waarin u de planning kunt bevestigen door op "OK" te klikken.

Klaar! Het nieuwe werkrooster is nu actief gedurende de door u geselecteerde periode.