Lohngruppen (TimeMoto Cloud)

Zuletzt aktualisiert am 26. März 2024 um 09:01

Die Funktion Lohngruppen ermöglicht Ihnen das Registrieren von Mitarbeitern bzw. gesamten Abteilungen in verschiedenen Entgeltgruppen für eine einfachere Lohnabrechnung.

Sie können neue Lohngruppen erstellen und jede Gruppe mit einem Satz von Regeln anpassen, um die Art der Stunden und den geltenden Satz festzulegen.

Lohngruppen einsehen

Sobald Sie in der TimeMoto Cloud sind, klicken Sie auf „Einstellungen“ in der oberen Navigationsleiste. Wählen Sie „Lohngruppen“ aus dem Drop-down-Menü.

Alle vorhandenen Lohngruppen werden hier angezeigt.

Sie können eine bestimmte Lohngruppe über das Feld „Suchen“ im Menü auf der linken Seite finden. Am unteren Ende des Menüs auf der linken Seite finden Sie vier Optionen:

Hinzufügen: zum Hinzufügen einer neuen Lohnklasse
Mail: zum Senden der gezeigten Übersicht an Ihre E-Mail-Adresse
Drucken: zum Senden der gezeigten Übersicht an Ihren Drucker
Exportieren: zum Herunterladen der Übersicht an einen Speicherort auf Ihrem Computer

Wenn Sie die Funktion Lohngruppen zum ersten Mal verwenden, ist die Liste der vorhandenen Lohngruppen leer.

Lohngruppen erstellen

Zum Erstellen einer neuen Lohngruppe klicken Sie auf das grüne „+“ oben auf der Seite (neben dem Titel Lohngruppen).

Es erscheint eine neue leere Lohngruppe. Im Menü auf der linken Seite sehen Sie zwei Optionen: „Allgemein“ und „Regeln.“ Die Registerkarte „Allgemein“ wird automatisch geöffnet.

Allgemeine Informationen:

Geben Sie einen Namen ein
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional)
Legen Sie den Basistarif fest (Lohnbetrag pro Stunde)
Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Wenn Sie auf Löschen klicken, wird die gesamte Lohngruppe entfernt.

Klicken Sie auf „Regeln“, um spezifische Informationen dazu einzugeben, wann die Lohngruppe anzuwenden ist. Es können mehrere Regeln für jede Lohngruppe definiert werden.

Regeln:

Geben Sie einen Namen ein
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional)
Geben Sie einen Code ein (dieser Code zeigt die Stunden in verschiedenen Spalten der Lohnabrechnung an)
Legen Sie einen Faktor fest (z. B. 1,5 bedeutet das 1,5-fache des Basistarifs)
Mit „Lohnabrechnungsäquivalent“ können Sie sich mit einer vordefinierten Kategorie im Lohnabrechnungssystem verbinden. Weitere Informationen über das Exportieren des Lohnabrechnungssystems finden Sie in Kapitel 9.4 (Verbindung zu Ihrem Lohnabrechnungssystem).
Klicken Sie auf das Kästchen unten, um die Bedingungen Ihrer Regel festzulegen.

Klicken Sie auf das Feld zum Öffnen eines Drop-down-Menüs mit folgenden Optionen:

Nach X Stunden pro Tag/Woche/Monat: Diese Regel gilt, wenn X Anzahl an Stunden pro Tag/Woche/Monat überschritten sind. Wählen Sie diese Bedingung aus, und geben Sie die Anzahl der Stunden (X) auf der rechten Seite an.
Nach X nachfolgenden Tagen: Diese Regel gilt, wenn der Mitarbeiter (bzw. die Abteilung) mehr als X Anzahl an Tagen hintereinander gearbeitet hat. Wählen Sie diese Bedingung, und geben Sie die Anzahl der Tage (X) auf der rechten Seite an.
Während der Feiertage: Diese Regel gilt, wenn der Mitarbeiter (bzw. die Abteilung) an einem Feiertag arbeitet.
Bei Nutzung eines Projektes: Diese Regel gilt, wenn der Mitarbeiter (bzw. die Abteilung) Zeit mit einem bestimmten Projekt verbringt. Wählen Sie diese Bedingung, und wählen Sie ein Projekt aus dem Drop-down-Menü auf der rechten Seite.Vor einem speziellen Zeitraum: Diese Regel gilt, wenn vor einer bestimmten Zeit des Tages gearbeitet wird. Wählen Sie diese Bedingung, und geben Sie die Zeit auf der rechten Seite an.
Nach einem speziellen Zeitraum: Diese Regel gilt, wenn nach einer bestimmten Zeit des Tages gearbeitet wird. Wählen Sie diese Bedingung, und geben Sie die Zeit auf der rechten Seite an.
An speziellen Tagen: Diese Regel gilt nur für bestimmte Tage in der Woche. Wählen Sie diese Bedingung, und markieren Sie die Kästchen auf der rechten Seite, um die Tage auszuwählen.

Wenn Sie eine Bedingung festgelegt haben, erscheint ein neues Bedingungsfeld unten. Wählen Sie das Feld links, um eine weitere Bedingung festzulegen, wenn Sie die Regel hinzufügen möchten. Bei Bedarf wiederholen.

Hinweis: Regeln mit mehreren Bedingungen werden nur angewendet, wenn alle Bedingungen erfüllt sind.

Lohngruppen verknüpfen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Lohngruppe in TimeMoto Cloud zu verknüpfen.

Verknüpfen von Lohngruppen mit Mitarbeitern

Sobald Sie eine Lohngruppe erstellt haben, kann sie mit dem gesamten Unternehmen oder bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitern verknüpft werden.

Klicken Sie auf [Einstellungen] in der oberen Navigationsleiste, und wählen Sie [Allgemein] aus dem Dropdown-Menü aus, um eine Lohngruppe mit allen Mitarbeitern im Unternehmen zu verknüpfen.

Klicken Sie dann auf „Lohngruppe“ im Menü auf der linken Seite.

Wählen Sie Ihre Lohngruppe aus dem Drop-down-Menü auf der linken Seite des Bildschirms.

Verknüpfen von Lohngruppen mit Abteilungen

Wenn eine Lohngruppe zuvor mit dem gesamten Unternehmen (allen Mitarbeitern) verknüpft wurde und Sie dann eine neue Lohngruppe mit einer bestimmten Abteilung verknüpfen, verwenden Mitarbeiter dieser Abteilung die entsprechende Lohngruppe.

Klicken Sie auf [Einstellungen] in der oberen Navigationsleiste, und wählen Sie [Allgemein] aus dem Dropdown-Menü aus.

Wählen Sie aus dem linken Menü „Abteilungen“.

Klicken Sie in der Liste auf die Abteilung, die Sie mit einer Lohngruppe verknüpfen möchten.

Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „Lohngruppe“ und selektieren Sie die zu verknüpfende Klasse im Dropdown-Menü. Der Name und die Beschreibung der Abteilung kann hier geändert werden.

Klicken Sie auf „Speichern“.

Lohngruppen mit bestimmten Mitarbeitern verknüpfen

Wenn eine Lohngruppe zuvor mit dem gesamten Unternehmen (allen Mitarbeitern) oder einer bestimmten Abteilung (Gruppe von Mitarbeitern) verknüpft wurde und Sie dann eine neue Lohngruppe mit einem bestimmten Benutzer verknüpfen, werden die vorherigen mit diesem Mitarbeiter verknüpften Lohngruppen außer Kraft gesetzt.

Klicken Sie auf [Einstellungen] in der oberen Navigationsleiste, und wählen Sie [Benutzer] aus dem Dropdown-Menü aus.

Wählen Sie neben „Lohngruppe“ im Dropdown-Menü die Lohngruppe, die Sie mit diesem Mitarbeiter verknüpfen möchten. Sie können neben „Basistarif“ einen Stundensatz eingegeben, der von der gewählten Lohnklasse abweicht.

Klicken Sie auf Speichern.

Kehren Sie durch Klicken auf [Einstellungen] in der oberen Navigationsleiste zur Benutzerliste zurück, und wählen Sie [Benutzer] aus dem Dropdown-Menü aus, um einen weiteren Mitarbeiter mit einer Lohngruppe zu verknüpfen.

Verbindung mit Ihrem Lohnabrechnungssystem

Zur Verbindung des Lohngruppensystems mit dem von Ihnen verwendeten Lohnabrechnungssystem, klicken Sie auf [Einstellungen] in der oberen Navigationsleiste, und wählen Sie [Allgemein].

Wählen Sie dann aus dem linken Menü „Lohngruppe“.

Auf der rechten Seite des Bildschirms wird ein Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie das Lohnabrechnungssystem, das Sie verbinden möchten. Mit dieser Einstellung können Sie Lohnabrechnungen zur ausgewählten Lohnabrechnungssoftware exportieren.

Hinweise:

Wir fügen ständig neue Lohnabrechnungssysteme zu dieser Liste hinzu. Wenn sich Ihr Lohnabrechnungssystem nicht auf der Liste befindet, wenden Sie sich bitte an unser Support Team.
Das Ändern des Lohnabrechnungssystems kann sich auf zuvor erstellte Lohngruppen auswirken.

Erstellen von Berichten

Klicken Sie zunächst in der oberen Navigationsleiste auf [Berichte] und wählen Sie im Dropdown-Menü [Klassifizierung] aus. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Benutzer in der Software.

Oben rechts auf dem Bildschirm sehen Sie die Option „Abrechnungs Typ“. Klicken Sie auf diese Option, um zwei Arten von Berichten anzuzeigen: „Zusammenfassung“ und „Tag Bericht“

Zusammenfassung: eine Übersicht über alle Benutzer - ein Mitarbeiter pro Zeile.
Tag Bericht: eine Übersicht über alle Mitarbeiter und täglich gearbeiteten Stunden für diesen Zeitraum.

Diese beiden Berichte können per E-Mail gesendet, gedruckt oder mit den Optionen oben rechts auf dem Bildschirm exportiert werden:

E-Mail: Diese Option sendet eine E-Mail mit einem Überblick an die E-Mail-Adresse, die für Ihr TimeMoto-Konto registriert ist.
Drucken: Es erscheint ein Bildschirm, auf dem Sie Ihren bevorzugten Drucker auswählen können.
Export: Sie können hier zwischen einer CSV-Datei oder einem Lohnabrechnungs-Export wählen, die/der ein Dateiformat verwendet, das mit Ihrem Lohnabrechnungssystem kompatibel ist.