Los horarios de trabajo se utilizan para definir el horario laboral habitual de los empleados. En la mayoría de los casos, un horario se crea una sola vez y se asigna a un usuario, permaneciendo vigente de forma permanente.
Pero ¿qué ocurre si el horario de trabajo habitual cambia durante el año? En este artículo encontrará instrucciones paso a paso para modificar un horario o un usuario.
Si asigna un nuevo horario a un usuario, la planificación de ese empleado también se modificará de forma retroactiva. Para cambiar un horario durante el año sin modificar retroactivamente la planificación, puede utilizar una combinación de un horario fijo y la función Planificación del software TimeMoto PC Plus.
Preparación
¿Qué tipo de horario se está utilizando?
Si utiliza un horario con un número fijo de horas por día, semana o mes, es recomendable crear un nuevo usuario con el nuevo horario y establecer su fecha de incorporación en la fecha a partir de la cual el nuevo horario deba entrar en vigor.
Importante: No olvide que, a partir de la fecha del cambio de horario, el empleado también deberá identificarse utilizando el nuevo ID de usuario.
Las instrucciones siguientes solo se aplican a horarios con una hora fija de inicio y de finalización.
Copia de seguridad del sistema
Para poder deshacer cualquier error, se recomienda crear una copia de seguridad del sistema antes de realizar cambios.
Puede crear una copia de seguridad desde el software mediante:
[Archivo] > [Preferencias] > [Copia de seguridad en disco]
Cerrar el año
Antes de modificar un horario durante el año, le recomendamos comprobar que el año anterior ya se ha cerrado en el software.
Consulte el siguiente artículo para obtener más información:
Proyecto "Desplanificar"
Asegúrese de disponer de un proyecto que anule el tiempo de trabajo planificado. Para este proyecto, utilice el tipo "Tiempo no planificado".
Es probable que este proyecto ya exista en su sistema. Para obtener más información sobre cómo crear o modificar proyectos, consulte el siguiente artículo:
Pasos para modificar un horario de trabajo durante el año
Para modificar un horario de trabajo durante el año, siga estos pasos:
- Crear y asignar el nuevo horario fijo al usuario.
- Crear el horario anterior en la Planificación.
- Desplanificar el período correspondiente.
- Planificar el horario anterior sobre ese período.
1. Crear un nuevo horario de trabajo
En primer lugar, cree el nuevo horario fijo en:
[Editar] > [Horario de trabajo]
Si necesita más información sobre cómo crear horarios de trabajo, consulte el siguiente artículo:
Una vez creado el nuevo horario, asígnelo al usuario correspondiente:
- Vaya a [Editar] > [Usuario].
- Seleccione el usuario y haga clic en "Editar".
- Abra la pestaña "Datos del sistema".
- En el campo "Horario de trabajo", seleccione el nuevo horario.
- Guarde los cambios.
El nuevo horario se aplicará ahora de forma retroactiva desde el inicio del año natural en curso.
Si este comportamiento es el deseado, el proceso habrá finalizado.
Si, por el contrario, desea mantener el horario anterior para el período ya transcurrido, continúe con los pasos siguientes.
2. Crear el horario anterior en la Planificación
Para poder planificar el horario anterior, primero debe crearlo en:
[Editar] > [Horario]
como un horario flexible.
Para obtener más información, consulte el siguiente artículo:
Uso de la Planificación para horarios de trabajo flexibles
3. Desplanificar el período correspondiente
Antes de restaurar el horario anterior, es necesario desplanificar el período correspondiente.
Esta acción hará que el software ignore el nuevo horario durante ese período, permitiendo así planificar el horario anterior.
- Vaya a [Editar] > [Planificación].
- En el lado derecho, seleccione "Vista de cuadrícula".
- Ajuste los filtros de la esquina superior izquierda para mostrar al menos el período que desea desplanificar.
- Haga clic con el botón derecho sobre el primer día del período y seleccione "Agregar nuevo".
En la ventana que aparece:
- introduzca la fecha hasta la que desea desplanificar en el campo "Fecha de finalización";
- seleccione el proyecto "Desplanificar" en "Proyectos";
- confirme haciendo clic en "Aceptar".
Ejemplo
Desea mantener el horario anterior desde el 01/01/2019 hasta el 30/06/2019.
- Haga clic con el botón derecho en el 01/01/2019.
- Seleccione "Agregar nuevo".
- Introduzca 30/06/2019 como fecha de finalización.
- Seleccione el proyecto "Desplanificar".
- Haga clic en "Aceptar".
El período comprendido entre el 01/01/2019 y el 30/06/2019 quedará desplanificado.
4. Planificar el horario anterior
Seleccione el período desplanificado manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrando la selección.
A continuación, arrastre el horario anterior hasta la Planificación.
Aparecerá una ventana de confirmación. Haga clic en "Aceptar" para confirmar.
El horario anterior quedará ahora aplicado al período seleccionado.
Para obtener más información sobre la planificación de horarios flexibles, consulte el siguiente artículo:
Uso de la Planificación para horarios de trabajo flexibles
Si el usuario no tiene días festivos ni vacaciones durante el período desplanificado, el proceso habrá finalizado.
¡Listo! Ha modificado correctamente un horario de trabajo durante el año.
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