Les horaires de travail sont utilisés pour définir les heures de travail habituelles de vos employés. Dans la plupart des cas, un horaire est créé une seule fois, puis attribué à un utilisateur, auquel il s'applique de manière permanente.
Mais que faire si les horaires de travail habituels changent au cours de l'année ? Cet article vous explique, étape par étape, comment modifier un horaire ou un utilisateur.
Si vous attribuez un nouvel horaire à un utilisateur, la planification de cet employé sera également modifiée rétroactivement. Pour modifier un horaire au cours de l'année sans effet rétroactif, vous pouvez utiliser une combinaison d'un horaire fixe et de la fonction Planification du logiciel TimeMoto PC Plus.
Préparatifs
Quel type d'horaire est utilisé ?
Si vous utilisez un horaire basé sur un nombre fixe d'heures par jour, semaine ou mois, il est préférable de créer un nouvel utilisateur avec le nouvel horaire et de définir sa date d'entrée à la date à partir de laquelle le nouvel horaire doit prendre effet.
Important : N'oubliez pas que l'employé devra également s'identifier avec son nouvel identifiant utilisateur à partir de la date de changement d'horaire.
Les instructions ci-dessous s'appliquent uniquement aux horaires comportant une heure de début et une heure de fin fixes.
Sauvegarde du système
Afin de pouvoir annuler d'éventuelles erreurs, nous vous recommandons d'effectuer une sauvegarde de votre système avant de commencer.
Vous pouvez créer une sauvegarde dans le logiciel via :
[Fichier] > [Préférences] > [Sauvegarder sur disque]
Clôturer l'année
Avant de modifier un horaire en cours d'année, nous vous recommandons de vérifier que l'année précédente a bien été clôturée dans le logiciel. Consultez l'article suivant :
Projet « Dé-planification »
Assurez-vous de disposer d'un projet permettant d'annuler le temps de travail planifié. Ce projet doit utiliser le type « Temps non planifié ».
Il est probable que ce projet existe déjà dans votre système. Pour plus d'informations sur la création ou la modification des projets, consultez l'article :
Étapes pour modifier un horaire de travail en cours d'année
Les étapes sont les suivantes :
- Créer et attribuer le nouvel horaire fixe à l'utilisateur.
- Créer l'ancien horaire dans la Planification.
- Dé-planifier la période concernée.
- Planifier l'ancien horaire sur cette période.
1. Créer un nouvel horaire de travail
Créez d'abord le nouvel horaire fixe sous :
[Modifier] > [Horaire de travail]
Si vous souhaitez davantage d'informations sur la création d'horaires de travail, consultez l'article :
Une fois le nouvel horaire créé, attribuez-le à l'utilisateur concerné :
- Accédez à [Modifier] > [Utilisateur].
- Sélectionnez l'utilisateur puis cliquez sur « Modifier ».
- Ouvrez l'onglet « Données système ».
- Sélectionnez le nouvel horaire dans le champ « Horaire de travail ».
- Enregistrez les modifications.
Le nouvel horaire est désormais appliqué rétroactivement au début de l'année civile en cours.
Si ce comportement correspond à votre besoin, la procédure est terminée.
En revanche, si vous souhaitez conserver l'ancien horaire pour la période déjà écoulée, poursuivez avec les étapes suivantes.
2. Créer l'ancien horaire dans la Planification
Afin de pouvoir planifier l'ancien horaire, celui-ci doit être créé sous :
[Modifier] > [Horaire]
en tant qu'horaire flexible.
Pour plus d'informations, consultez l'article :
Utiliser la Planification pour les horaires de travail flexibles
3. Dé-planifier la période concernée
Avant de rétablir l'ancien horaire, il est nécessaire de dé-planifier la période concernée.
Cette opération indique au logiciel qu'il doit ignorer le nouvel horaire pendant cette période, ce qui permettra ensuite de planifier l'ancien horaire.
- Accédez à [Modifier] > [Planification].
- Sélectionnez « Vue Grille » à droite.
- Ajustez les filtres situés en haut à gauche afin d'afficher la période souhaitée.
- Faites un clic droit sur le premier jour de cette période et sélectionnez « Ajouter ».
Dans la fenêtre qui s'ouvre :
- indiquez la date de fin dans « Date de fin » ;
- sélectionnez le projet « Dé-planification » dans « Projets » ;
- confirmez en cliquant sur « OK ».
Exemple
Vous souhaitez conserver l'ancien horaire du 01/01/2019 au 30/06/2019.
- Faites un clic droit sur le 01/01/2019.
- Sélectionnez « Ajouter ».
- Saisissez le 30/06/2019 comme date de fin.
- Sélectionnez le projet « Dé-planification ».
- Cliquez sur « OK ».
La période du 01/01/2019 au 30/06/2019 est désormais dé-planifiée.
4. Planifier l'ancien horaire
Sélectionnez maintenant la période dé-planifiée en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en faisant glisser la sélection.
Faites ensuite glisser l'ancien horaire de travail dans la Planification (glisser-déposer).
Une fenêtre de confirmation apparaît. Cliquez sur « OK » pour confirmer.
L'ancien horaire est maintenant appliqué à cette période.
Pour plus d'informations sur la planification des horaires flexibles, consultez l'article :
Utiliser la Planification pour les horaires de travail flexibles
Si l'utilisateur ne possède ni jours fériés ni congés pendant la période dé-planifiée, la modification de l'horaire est maintenant terminée.
Terminé ! Vous avez modifié avec succès un horaire de travail en cours d'année.
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