Il peut arriver qu'un horaire de travail doive être modifié temporairement au cours de l'année, par exemple en raison de variations saisonnières de la charge de travail, d'une réduction temporaire du temps de travail convenue ou d'autres circonstances exceptionnelles. Cependant, si vous remplacez simplement un horaire de travail, cette modification s'appliquera à toute l'année, y compris de manière rétroactive.
Dans cet article, nous expliquons les conditions requises pour modifier temporairement un horaire de travail et les étapes à suivre.
Conditions préalables
Pour modifier temporairement un horaire de travail, l'ancien et le nouvel horaire doivent tous deux comporter une heure de début et une heure de fin fixes. Si vous utilisez un horaire plus flexible, nous vous recommandons de le convertir en un horaire avec des heures de début et de fin « virtuelles » correspondant au nombre d'heures travaillées.
Par exemple, pour une semaine de 40 heures réparties sur 5 jours, vous pouvez définir un temps de travail moyen de 8 heures par jour à l'aide d'une heure de début et d'une heure de fin.
Le fait que les horaires réels diffèrent dans la pratique ne pose pas de problème. Les écarts éventuels seront automatiquement compensés dans les soldes affichés dans les rapports.
Étapes pour modifier temporairement un horaire de travail
Remarque : Il est très important d'effectuer les étapes ci-dessous dans l'ordre indiqué. Vous éviterez ainsi les erreurs. Pour plus de sécurité, nous vous recommandons d'effectuer une sauvegarde de vos données avant de commencer. Si vous constatez une erreur par la suite, vous pourrez restaurer vos données à partir de cette sauvegarde.
Étape 1 – Projet « Dé-planification »
Commencez par vérifier que vous avez créé un projet « Dé-planification » sous [Modifier] > [Projet]. Vous pouvez choisir librement le nom et la description. Il est essentiel de définir le type de projet sur « Temps non planifié ».
Conseil : Si vous souhaitez revoir la création des projets, consultez l'article suivant du Centre d'assistance :
Étape 2 – Créer un horaire temporaire dans la Planification
Nous allons ensuite ajouter un horaire de travail temporaire dans la Planification de TimeMoto PC Plus. Créez-le comme horaire flexible sous [Modifier] > [Planification].
Pour cela, le panneau des horaires doit être visible sur le côté. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton « Horaire » pour l'afficher.
Cliquez ensuite sur le petit signe plus (+) dans la fenêtre des horaires et créez le nouvel horaire temporaire avec les heures de début et de fin souhaitées.
Conseil : Si vous souhaitez revoir la création des horaires dans la Planification, consultez l'article suivant :
Utiliser la Planification pour les horaires de travail flexibles (logiciel TimeMoto PC Plus)
Étape 3 – Dé-planifier la période concernée
Avant de pouvoir planifier l'horaire temporaire, il est nécessaire de dé-planifier la période concernée afin que l'horaire habituel ne s'applique plus pendant cette période. Une fois la période dé-planifiée, le logiciel ignore l'horaire habituel et vous pouvez planifier l'horaire temporaire.
Dans [Modifier] > [Planification], sélectionnez « Vue Grille » en haut à droite.
Ajustez ensuite les filtres en haut à gauche afin d'afficher au minimum la période que vous souhaitez dé-planifier.
Faites un clic droit sur le premier jour de cette période et sélectionnez « Ajouter ».
Une fenêtre s'ouvre alors. Indiquez les dates de début et de fin, puis sélectionnez le projet « Dé-planification » comme nouvelle présence. La période est alors dé-planifiée.
Exemple
Vous souhaitez appliquer un horaire à temps partiel à tous les jours ouvrables du 8 juin au 26 juin.
Dans la Planification, faites un clic droit sur le 8 juin 2020, puis sélectionnez « Ajouter ».
Saisissez le 26 juin 2020 comme date de fin et sélectionnez le projet « Dé-planification ».
Après avoir cliqué sur « OK », la période du 8 juin au 26 juin 2020 est dé-planifiée.
Étape 4 – Planifier l'horaire temporaire
Vous pouvez maintenant appliquer l'horaire temporaire.
Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et sélectionnez la période précédemment dé-planifiée.
Faites ensuite glisser le nouvel horaire dans la Planification (glisser-déposer).
Une fenêtre de confirmation apparaît. Cliquez sur « OK » pour confirmer la planification.
Terminé ! Le nouvel horaire de travail est désormais actif pendant toute la période que vous avez sélectionnée.
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